POLÍTICA DE PRIVACIDAD DE DATOS

E-MARKETTOOLS S.A.S.

Políticas Tratamiento Datos Personales

1. OBJETIVO

En el presente documento se establece la Política de Tratamiento de Datos Personales de E-MARKETTOOLS S.A.S., en cumplimiento de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1377 de 2013 y las demás disposiciones que la modifiquen, adicionen o complementen.

Para el manejo adecuado y conforme a derecho, tomamos tales disposiciones e implementamos los mecanismos para garantizar que E-MARKETTOOLS S.A.S cumple con las exigencias dadas y con el fin de garantizarle a los titulares de los mismos un adecuado ejercicio de su derecho al Hábeas Data.

El tratamiento que se realice por parte de E-MARKETTOOLS S.A.S se basará en la autorización otorgada por el titular y tomará en cuenta las finalidades expresamente informadas.

2. DEFINICIONES

Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales: La Superintendencia de Industria y Comercio-Delegatura para la Protección de Datos Personales.

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular de la Información para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Titular de la Información: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. Por ejemplo: cliente, proveedor, empleado, etc.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transferencia: La Transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

3. RESPONSABLE

La responsabilidad sobre el tratamiento de los datos personales que reposen en sus bases de datos y archivos físicos son exclusivamente de E-MARKETTOOLS SAS, cuyos datos de contacto son:

NIT: 830.076.788-2

Dirección: Carrera 17 A 103 – 27 Ap 306

Correo electrónico: theband@e-markettools.com

4. AUTORIZACIONES

E-MARKETTOOLS S.A.S. solicitará la autorización de manera que el titular de la información otorgue su consentimiento previo, expreso e informado del tratamiento al cual son sujetos sus datos personales.

El consentimiento del titular se podrá obtener por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, tales como, comunicación escrita, virtual (e-mail o página web).

La autorización que le otorgan los titulares de la información a E-MARKETTOOLS S.A.S. permite entre otras cosas, la realización de las siguientes finalidades: ofrecer y suministrar información de los productos y servicios, así como consultar, reportar y actualizar sus datos ante los operadores de información y riesgo; actualizar las relaciones contractuales vigentes y dar cumplimiento a las obligaciones pactadas, entre otras (ver numeral 5 finalidades).

5. FINALIDADES

E-MARKETTOOLS S.A.S. utilizará los datos personales provenientes de empleados, candidatos a empleados, clientes, prospectos comerciales, proveedores, accionistas, para las siguientes finalidades:

Empleados y candidatos a empleados

Evaluar candidatos a ser vinculados como funcionarios de la Firma, bien sea directamente o por un encargo del Responsable del Tratamiento.
Desarrollar las relaciones laborales que existan con sus
Para el cumplimiento de las disposiciones constitucionales, legales, contractuales y reglamentarias previstas en el ordenamiento jurídico colombiano.

Tratándose de exempleados, E-MARKETTOOLS S.A.S. almacenará, aun después de finalizado el contrato de trabajo, la información necesaria para cumplir con las obligaciones que puedan derivarse en virtud de la relación laboral que existió conforme a la legislación colombiana, o en virtud de los servicios que en virtud de la relación puedan llegar a prestarse, al igual que, proporcionar las certificaciones laborales que sean solicitadas por el excolaborador o por terceros frente a quienes aquel adelante un proceso de selección.

Clientes y prospectos de clientes

Entendiendo que tanto los clientes como los prospectos comerciales de E-MARKETTOOLS SAS son personas jurídicas, el manejo de los datos personales se establece a través de la persona autorizada por la empresa (cliente o prospecto) a nivel general de las personas con las que se debe tener contacto y administración de datos, y se requiere para:

Desarrollar la relación contractual que se llegue a establecer con la empresa para la que trabaje el Titular de la Información, bien sea directamente o por un encargo del Responsable del
Para el cumplimiento de las disposiciones constitucionales, legales, contractuales y reglamentarias previstas en el ordenamiento jurídico colombiano.
Validar y verificar la identidad del cliente para el ofrecimiento y administración de servicios.

Proveedores / Aliados

Desarrollar la relación contractual que se llegue a establecer con el Titular de la Información, bien sea directamente o por un encargo del Responsable del Tratamiento.
Para el cumplimiento de las disposiciones constitucionales, legales, contractuales y reglamentarias previstas en el ordenamiento jurídico colombiano.
Dar a conocer información relevante para contratar la prestación de servicios
Conocer y hacer seguimiento a la idoneidad financiera y al comportamiento comercial de sus proveedores.
La información solicitada al proveedor o aliado podrá incluir información de la persona natural o jurídica según corresponda. Así mismo, es posible que se solicite información de los empleados del proveedor o aliado que se encuentren dedicados a cumplir alguna función o relación con E-MARKETTOOLS SAS que por la labor desempeñada requieran acceso a las instalaciones, a los aplicativos y/o sistemas u otros de la empresa.
Realizar el proceso de vinculación del proveedor o aliado con la empresa, generando el desarrollo de los procedimientos internos, los cuales son de relacionamiento, contables, financieros, comerciales, logísticos, entre otros.
Administrar y verificar antecedentes comerciales, reputacionales y los riesgos de lavado de activos y financiación del terrorismo, así como para detectar y/o prevenir el fraude, corrupción y otras actividades ilegales, por parte del proveedor o sus empleados.
Revisar y evaluar los resultados del proveedor o aliado, con el fin de fortalecer los procesos de contratación.

Accionistas

Dar cumplimiento a las obligaciones y derechos derivados como persona jurídica para con sus accionistas.
Entregar la información financiera y cualquier otra que deba ser de conocimiento del accionista sobre la empresa.
Brindar la información relacionada con trámites, quejas y solicitudes de los accionistas
Dar acceso a la información a las autoridades judiciales o administrativas que soliciten dichos datos en ejercicio de sus funciones.
Administrar el riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo y de corrupción.
El cumplimiento de las actividades y fines necesarios de la relación con sus accionistas.

6. DERECHOS DE LOS TITULARES

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a E-MARKETTOOLS S.A.S.
Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Solicitar prueba de la autorización otorgada a E-MARKETTOOLSS.A.S., salvo cuando expresamente se exceptúe por ley como requisito para el Tratamiento.
Ser informado por E-MARKETTOOLSS.A.S., previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante E-MARKETTOOLSS.A.S., quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y O cuando no medie un deber legal o contractual que obligue a su conservación.

7. PROCEDIMIENTOS DE ATENCIÓN DE CONSULTAS Y/O RECLAMOS

Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos. El Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento deberán suministrar a éstos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. La consulta se formulará por el medio habilitado por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, siempre y cuando se pueda mantener prueba de esta.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día hábil siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

8. VARIOS

La empresa E-MARKETTOOLS S.A.S. maneja la información almacenada en sus bases de datos con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Cualquier cambio sustancial en los términos de la política en protección de datos personales será informado a través de la página web de la empresa ó a través de comunicación escrita dirigida a los Titulares a la última dirección registrada por éstos.